NOTAS CONTABLES

Que es Contabilidad?

Es un sistema de información integrado al ente económico, cuyas funciones son identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente en forma clara, completa y fidedigna.

Cual es el propósito de la Contabilidad?

Proveer información que sea útil para la toma de decisiones.

Que es el ciclo contable?

Es el período de tiempo en el que se registran todos los hechos económicos de una empresa, generalmente es de un año.

Procedimiento del ciclo contable:

1. Balance Inicial

2. Asientos de apertura

3. Análisis de los soportes y transacciones para registrar en el programa,   teniendo en cuenta las cuentas contables que se van a afectar.

4. Análisis del balance de comprobación

5. Analizar y registrar ajustes y correcciones.
6. Analizar el balance de prueba ajustado
7. Elaboración de estados financieros (balance general, estado de resultados y estados de propósito especial)
8. Cierre contable y fiscal.

Que son los estados Financieros?

Los estados financieros son el resumen final de los hechos económicos ocurridos dentro de una empresa, preparados bajo la responsabilidad de los administradores, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales del negocio en un período determinado.

Que es la ecuación Patrimonial? Fórmula matemática, que se utiliza para determinar el equilibrio entre los activos, pasivos y el patrimonio.

Activo=Pasivo+Patrimonio

Marco Jurídico de la contabilidad:
En Colombia la contabilidad se rige principalmente por el decreto 2649 de 1993,decreto 2650 de 1993 y el código de comercio título I, capítulo IV.

Decreto 2649 de 1993...

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Algunas cosas importantes del 2649:

Normas básicas que fundamentan la contabilidad y  debemos tener en cuenta para que la información contable sea comprensible, util y comparable: Ente económico, continuidad, unidad de medida, período, valuación o medición, esencia sobre forma, realización,asociación, mantenimiento del patrimonio, revelación plena, importancia relativa o materialidad,prudencia,características y prácticas de cada actividad.

Normas técnicas generales que regulan el ciclo contable: reconocimiento de los hechos económicos, contabilidad de causación o por acumulación, medición del valor histórico, moneda funcional, ajuste a la unidad de medida(modificado en el decreto 1536 de 2007),provisiones y contingencias, clasificación, asignación, diferidos,asientos, verificación de las afirmaciones, ajustes, tratamiento de informaciones conocidas despues de la fecha de cierre, cierre contable. 

De acuerdo al decreto 2649 de 1993 los estados financieros se clasifican así:

Estados financieros de propósito general: Son los estados finacieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos en efectivo.  Los estados financieros consolidados también incluidos dentro de los estados de propósito general.

Estados financieros de própósito especial: Balance inicial, estados financieros de períodos intermedios, estados de costos, estado de inventarios, estados financieros extraordinarios, estados de liquidación, estados finacieros que se presentan a las autoridades, estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados, estados financieros comparativos, estados financieros certificados y dictaminados. 

Elementos de los Estados Financieros:

Activo,Pasivo,Patrimonio: Al relacionar unos con otros y presentarlos en el balance general determinan la situación financiera de una empresa en una fecha dada.

Activo: representación financiera de un recurso obtenido como resultado de un evento pasado y del cual se espera que fluyan beneficios económicos futuros. Ver Art 35 D 2649 de 1993.

Pasivo: representación financiera de una obligación presente derivada de eventos pasados y de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.Ver Art. 36 D 2649 de 1993.
Patrimonio: Valor residual de los activos, después de deducir todos los pasivos. Ver Art 37 D 2649 de 1993.


Ingresos,Costos Y Gastos: Debidamente asociados arrojan el resultado del período. Se representan en el estado de resultados.
Ingresos: representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo, o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos que generan incrementos en el patrimonio,devengados por la venta de bienes,prestación de servicios,o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un periodo, que no provienen de los aportes de capital.Ver Art 38 D 2649 de 1993.
Costos: representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Ver Art 39 D 2649 de 1993.
Gastos: representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurrido en las actividades de administración, comercialización,investigación y financiación, realizadas durante un período que no provienen de los retiros de capital, o de utilidades o excedentes.Ver Art 40 D 2649 de 1993.

Cuentas de orden: Son aquellas que se utilizan para registrar un movimiento de valores, cuando éste no afecta o modifica los estados financieros de la entidad, pero son necesarias para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes.

Cuentas de orden contingentes: reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico. Art 42 D 2649 de 1993.
Cuentas de orden Fiduciarias: reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.Art 43 D 2649 de 1993.

Cuentas de orden fiscales: deben reflejar las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.Art 44 D 2649 de 1993.

Cuentas de orden de control: utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel.  Se usan también para ejercer control interno.Art 45 D 2649 de 1993.

 ver  Decreto 2649 de 1993 completo.

Decreto 2650 de 1993

Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes:
El PUC busca uniformidad en el registro de las operaciones en la contabilidad de una empresa.
Estructura del plan único de cuentas:


Clase: El primer dígito
Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos


Clases que identifican un elemento de los estados financieros:


Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de ventas
Clase 7: Costos de producción o de operación
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras.


Grupos pertenecientes a cada clase: (dar clic sobre la imagen para ampliarla)

Ver catálogo de cuentas completo con descripciones y dinámicas en la siguiente dirección: http://puc.com.co/


Otros PUC:
Sector financiero, sector público, cooperativas, sector real, sector de la salud. enlace recomendado para ampliar mas información sobre este tema: Otros PUC


2 de junio de 2011

EJEMPLOS Y ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Para tener en cuenta:

• La vida útil de los activos fijos depreciables, fue fijada en el artículo 2 del decreto 3019 de 1989, así:

Inmuebles(incluidos los oleoductos)                                             20 años

Barcos,trenes,aviones,maquinaria,equipo y bienes muebles   10 años

Vehículos automotores y computadores                                        5 años

Dependiendo de su uso o de su naturaleza, algunos activos pueden tener una vida util diferente; en el artículo 138 del Estatuto Tributario, se establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

El decreto 1420 de 1998, fija las normas,procedimientos,parámetros y criterios para la elaboración de los avalúos.

• Los ajustes por inflación han sido derogados tanto para efectos contables como fiscales. Ver: Decreto 1536 de mayo de 2007 y Ley 1111 de 2006.

• Los métodos para la provisión de cartera son:Decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

Método de provisión individual:33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

Método de provisión general: 5% para las deudas que lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis  meses.
10% para las deudas que lleven más de seis  meses de vencidas sin exceder de un año.
15% para las deudas que lleven más de un año de vencidas.

PUBLICACIÓN DE INTERÉS GENERAL
TOMADA DE GERENCIE.COM

PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD Y EMITIR ESTADOS FINANCIEROS

Para saber qué persona naturales están obligadas a llevar contabilidad y a emitir estados financieros, y cuál no, veamos lo que opina el Consejo Técnico de la Contaduría mediante concepto 027 de 2008:

“(…) En primer lugar, debe puntualizarse que, conforme a la legislación comercial, en particular los Artículos 19 y 48 del Código de Comercio, la obligación de llevar contabilidad así como la presentación de estados financieros son imperativos que se predican respecto de todos los comerciantes, así como de todos aquellos que aunque no desarrollan profesionalmente el comercio explotan su ejercicio profesional a nivel empresarial o se encuentran bajo los supuestos de los Artículos 27, 28 y 35 de la Ley 222/95, esto es, tienen la calidad de matriz o controlante, aún en la condición de personas naturales.

En este orden de ideas, de conformidad con los artículos 52 del Código de Comercio y 9º del Decreto 2649 de 1993, los comerciantes, sean éstos personas naturales o jurídicas, están obligados a preparar estados financieros que permitan conocer en forma clara, completa y fidedigna de su situación financiera con corte a 31 de diciembre de cada año.

De igual manera se debe recordar que de acuerdo con los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, son estados financieros certificados aquellos suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon y, son estados financieros dictaminados, los que una vez certificados se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, de la opinión de un contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Igualmente resulta pertinente resaltar que, según lo previsto en los artículos 39 de la Ley 222 de 1995 y 10 de la Ley 43 de 1990, la atestación de un contador público en los estados financieros permite presumir que los mismos han sido fielmente tomados de los libros, que se han preparado de conformidad con las normas aplicables sobre la materia y que presentan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera a la fecha de corte en ellos expresada, lo que quiere decir, que en todos los casos, los estados financieros que se presenten deben estar sustentados en libros de contabilidad que gocen de la presunción de legalidad, para lo cual deben estar registrados previamente ante la entidad competente para tal fin.

Así las cosas, las personas naturales no comerciantes, entre las cuales se incluyen las personas que ejercen profesiones liberales1 como la ingeniería, no tienen el deber de llevar contabilidad y menos aún el de preparar y presentar estados financieros, pero ello, siempre y cuando tales personas no utilicen su ejercicio para llevar a cabo una actividad económica organizada en torno de la prestación de estos servicios, pues esto implicaría la estructuración de una empresa al tenor de lo dispuesto en el Artículo 25 del Código del Comercio, con las obligaciones que este hecho acarrea. En síntesis, se puede decir que sólo están exonerados de llevar contabilidad y preparar estados financieros, los profesionales que se dedican a ejercer de manera individual su profesión, sin hacer de la misma una empresa de servicios.

En este último caso, los profesionales que así lo deseen, por diferentes fines, pueden llevar un control financiero de la actividad que ejercen y preparar reportes contables que si bien no tienen la calidad de estados financieros, ya que no son tomados de libros oficiales de contabilidad, valga decir, registrados ante la institución competente, sirven para determinar la estructura de sus costos y gastos, entre otros aspectos.

Ahora bien, si la intención de una persona natural no comerciante que ejerce una profesión liberal o ejerciendo ésta, la explota empresarialmente o, a su vez, ostenta la condición de matriz o controlante de un determinado grupo empresarial, según las voces de los Artículos 27, 28 y 35 de la Ley 222/95, es hacer valer como prueba su contabilidad, entonces habrá de dar aplicación a todo lo establecido en el Decreto 2649/93, en especial al Artículo 2 de esa disposición, así como a las demás disposiciones vigentes sobre libros de contabilidad.

Siguiendo, en cuanto a la necesidad particular de dictaminar los estados financieros de las personas naturales o a la existencia de una obligación sobre el tema, debemos señalar que no se advierte norma alguna que imponga de forma general tal obligación, lo cual no impide que de manera voluntaria, la persona natural elija dictaminar sus estados financieros por parte de un profesional de la contaduría pública, evento en el cual, el escogido deberá acogerse a los parámetros impuestos por la ley, lo que implica que habrá de emitir su dictamen sobre los estados financieros que se preparen, los cuales deberán haber sido previamente certificados por un contador y, por la propia persona natural titular de la información financiera.

En este estadio, se debe puntualizar de manera especial lo referente a estados financieros presentados por personas naturales participantes en procesos licitatorios convocados en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, los cuales deben cumplir con todos los requisitos legales pues generalmente corresponden a la intención de personas que ejercen profesiones liberales como la ingeniería y que requieren que sus estados financieros sean aceptados en un determinado proceso licitatorio, bien porque están obligados a ello o bien porque los pliegos de condiciones exigen este requisito.

Así las cosas, consideramos prudente recordar que este Consejo se ha pronunciado en diversas oportunidades sobre la materia, verbigracia en el Concepto 020 del 30 de abril de 2002, en el cual se señala entro otras cosas, la obligación de certificar y dictaminar balances generales por parte de contadores públicos, según los postulados del Art. 13 de la Ley 43 de 1990, la cual en el numeral 2º literal e) establece que se requiere la calidad de contador publico:

“Para certificar y dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior o equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos”. (Resaltados no presentes en el original)

Añade el Consejo en el documento analizado, que los artículos 24 y 30 de la Ley 80 de 1993, estipulan que en los pliegos o términos de referencia se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en la correspondiente selección, con indicación de los aspectos relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica y las obligaciones de las partes; la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección y de todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas del proceso.

Con fundamento en lo anterior, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública concluyó en el precitado Concepto que:

“1. A pesar de que el legislador dejó abierto el espacio para que la entidad licitadora imponga los términos de referencia, respetando ciertos lineamientos de la Ley 80 de 1993, y cobijando a todos los licitantes aplicando los principios de transparencia, responsabilidad y el deber de ser objetivo en la selección, si en los términos de referencia lo exigen, los no obligados a tener revisor fiscal, deberán hacer dictaminar sus estados financieros por un contador público independiente.

1. Por otro lado, haciendo una interpretación exegética de la norma (literal e, numeral 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990), estarían obligados a certificar y dictaminar sus estados financieros todos los proponentes, si el contrato tiene una cuantía superior a dos mil (2.000) salarios mínimos, en razón a la naturaleza del asunto, o cuando el pliego lo exige. (…).
2. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, son dictaminados los estados financieros que se acompañan con la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público que los hubiere examinado; en consecuencia, el dictamen no debe entenderse como un todo indivisible con los estados financieros, pero para que se consideren dictaminados, los estados financieros deben ir acompañados de dicha opinión profesional.
3. Las disposiciones legales son claras con relación a quiénes están obligados a tener revisor fiscal, pero también es claro que cuando no se tiene la obligación de tener revisor fiscal y se solicitan estados financieros dictaminados, la opinión profesional deberá ser emitida por un contador público independiente.” (Resaltado fuera del texto original)

3.   CONCEPTO

De acuerdo con lo expuesto, es la opinión de este Consejo que las personas naturales que ejercen profesiones liberales, cuando no las explotan empresarialmente, o cuando no ostentan la condición de matriz o controlante de un grupo empresarial, es decir, se dedican al ejercicio puro y simple de su profesión, no están obligadas a llevar contabilidad y mucho menos a elaborar, presentar y dictaminar estados financieros por la actividad profesional que desarrollan.

No obstante, se reitera que por expresa disposición del literal e), numeral 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, están obligados a preparar, presentar, certificar y dictaminar sus estados financieros todos los proponentes incluidas las personas naturales no comerciantes que participan en procesos que tienen por objeto adjudicar contratos de una cuantía superior a dos mil (2.000) salarios mínimos. En igual condición se encuentran aquellos proponentes que participan en procesos licitatorios en los cuales los pliegos de condiciones contienen esta exigencia. En uno y en otro caso, los estados financieros que se presentan y dictaminan deben ser tomados de los libros de contabilidad de la persona natural, los cuales deben estar registrados previamente ante el organismo competente para este fin.

Así las cosas, se reafirma pues lo dicho por el Consejo, en el sentido que desde el punto de vista de la regulación contable, los estados financieros de un proponente persona natural que pretende participar en un proceso licitatorio, deben presentarse dictaminados en los términos aquí expuestos cuando el valor de la licitación excede los 2000 salarios mínimos o cuando tal requisito forme parte de las exigencias del pliego de condiciones o términos de referencia, aun sin estar obligado por la legislación comercial a contar con ellos.

Lo anterior implica que el interesado lleve contabilidad organizada de sus operaciones, tenga libros registrados ante la entidad competente, como se ha dicho, y cuente con los debidos soportes; pues de otro modo el contador público no tendría los elementos necesarios para preparar y certificar los estados financieros que se deben dictaminar.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en la sesión del 28 de marzo de 2008, actuando como Consejero ponente el Doctor Jaime A. Hernández Vásquez.

Igualmente se deja constancia que este escrito tiene los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra él no procede recurso alguno”.